Olá gestores,
O plano de ação 5W2H permite considerar todas as tarefas a
serem executadas ou selecionadas de forma cuidadosa e objetiva, assegurando sua
implementação de forma organizada.
O 5W2H, é um checklist de determinadas atividades que
precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos participantes
de qualquer projeto, um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido
o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área de
conhecimento e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.
Esta ferramenta é extremamente útil, uma vez que elimina por
completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade.
Por que 5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as
primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste
processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:
What, o que será feito? (fatie o projeto em pequenas tarefas
e defina etapas)
Why, porque será feito? (justificativa)
Where, onde será feito? (local em que cada etapa será
desenvolvida)
When, quando será feito (tempo de duração de cada atividade)
Who, por quem será feito (qual a responsabilidade de cada um
dos interessados)
How, como será feito (Metodologia de trabalho)
How much, quanto custará fazer, (custo)
Assim como a ferramenta 5W1H, ambas podem e devem ser
utilizadas, dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características
individuais.
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma
estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados
problemas que queira sanar.
Para isso utilize o bom e velho brainstorm para se chegar a
um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:
Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas
do problema, e não sobre seus efeitos, lembram do diagrama de Ishikawa?;
Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito
colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
É preciso propor diferentes soluções para os problemas
analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais
soluções.
A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada
e traz grandes benefícios para os gestores em suas atividades organizacionais.
Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia, você só tem a
ganhar!
Um abraço a todos e sucesso,
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