Bom dia gestores,
O evento corporativo
geralmente é promovido por uma entidade ou instituto que contrata o
serviço de organização de eventos. Ao idealizar um evento deste
porte o primeiro passo é fazer uso das ferramentas propostas em
sala de aula e descrever os objetivos e estratégias para alcançá-lo.
Após é necessário obter as informações abaixo para preparar o
planejamento do evento.
1. Identificar o tipo
de evento
É importante saber
qual o tipo do evento. Um congresso necessita de muitas salas, já um
seminário apenas uma.
2. Número de pessoas.
Para definir o tamanho
do espaço e a quantidade dos produtos e serviços a serem
contratados é preciso saber o quantitativo.
3. Data prevista.
É necessário saber se
não haverá outros eventos na mesma data e se o espaço desejado
estará desocupado.
4. Nacional ou
internacional
Há necessidade de
contratação de tradução simultânea na preparação e durante o
evento?
5. Cidade
É importante saber em
qual cidade será realizado o evento, principalmente em razão do
espaço e da capacidade hoteleira local. A qualidade do destino
turístico é relevante.
6. Espaço para o
evento
Sobre o local que
sediará o evento é necessário saber se há salas e espaços
suficientes para as atividades a serem realizadas.
7.
Exposição/Comercialização
Definir como serão os
tramites e quem fará a comercialização dos estandes ou buscará
patrocinadores.
8. Programação Social
Determinar qual será o
tipo de programação e se irá ser restrito aos participantes ou
estendido aos acompanhantes.
9. Recursos humanos
Programar quantas
pessoas estarão disponíveis e envolvidas com a preparação e
durante o evento.
10. Equipamentos
Analisar quais
equipamentos serão necessários comprar ou locar e qual empresa
deverá ser indicada.
11.
Decoração/cenografia
Para que o evento seja
único é importante pensar na proposta de uma cenografia inusitada e
de muito bom gosto.
12. Marca do evento
É necessário elaborar
uma marca para o evento, que deverá ser aplicada em todo material
impresso, nos banners, no material dos participantes e dos
organizadores.
A comunicação do
evento deverá ser bem programada para atingir os resultados
esperados.
14. Transportes
Dependendo da
localização do evento será necessário cuidar do transporte para
os convidados e participantes em geral.
15. Hospedagem
É melhor que seja o
mais perto possível do local do evento pelo custo e pela facilidade
de deslocação das pessoas.
16.
Abertura/Encerramento
O evento principal é o
da abertura e deverá ser em um espaço que cause impacto e beleza
aos participantes. Se houver evento de encerramento nunca deverá ser
no último dia e sim no penúltimo, em razão da evasão dos
participantes.
17. Trabalho em equipe
Elabore uma metodologia
de trabalho e indique quem será o responsável na equipe por ações
relacionadas como, comunicação e marketing, financeiro, convidados,
secretaria, transportes, programação social, captação de
recursos, comercialização de espaços e contratação de serviços
terceirizados.
Sucesso a todos.
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