Boa tarde gestores, continuando.....
5. Caracterização da empresa contratante, é importante que o prestador de serviços tenha todas as informações sobre o contratante e as atividades a executar:
5. Caracterização da empresa contratante, é importante que o prestador de serviços tenha todas as informações sobre o contratante e as atividades a executar:
- Descrição da empresa (formação, capital, porte), localização (matriz, filiais CD’s, etc), posição no mercado, etc;
- Descrição dos processos produtivos e dos principais materiais e produtos;
- Canais de distribuição (direto, atacado, varejo, etc), destinos;
- Detalhes das operações que serão terceirizadas (processos, indicadores, etc);
- Objetivos e critérios de como será desenvolvido o processo de seleção.
6. Pré-qualificação,
após a empresa ter decidido e se preparado, tem início a fase
externa da terceirização, verificar se existe
interesse, e enviar um questionário de qualificação com os
seguintes quesitos:
- Instalações e equipamentos disponíveis (locais, áreas, parceiros, lista de equipamentos, etc); equipe gerencial e operacional;
- Capacitação em operações similares, organização, otimização da armazenagem e transporte, etc;
- Competência administrativa e fiscal;
- Sistemas de TI disponíveis (ERP, WMS, roteirizador, etc) e equipe de suporte (interfaces, adaptações e customizações);
- Equipes de projeto e treinamento;
- Disponibilidade de instalações que possam ser compartilhadas (rateio de custos fixos);
- Aceitar pagamento por atividade operacional - “cost-driver” (movimentação, estocagem, embalagem, etc);
- Relação dos principais clientes, locais e serviços prestados;
- Referências financeiras;
Após o recebimento das
informações deverá ser elaborada uma classificação, eliminando
as empresas não adequadas.
7. Concorrência, é o
início da fase de seleção, com as seguintes atividades:
- Comprovação das informações prestadas na fase anterior;
- Convite para visita às operações que serão terceirizadas e detalhadas as informações;
- Solicitação de um projeto logístico específico com críticas e sugestões;
- Envio do escopo para o desenvolvimento da proposta técnica e comercial;
- Esclarecimentos e retransmissão de informações para todos os participantes
- Recebimento das propostas.
8. Avaliação e
seleção final, esta fase é crítica para o sucesso da
terceirização:
- Avaliar as propostas e esclarecer dúvidas;
- Avaliar cada proposta e simular o custo total para diversos cenários;
- Equalizar as propostas técnicas e solicitar nova proposta comercial;
- Classificar no máximo três empresas;
- Negociar (após a equalização);
- Como a decisão muitas vezes envolve aspectos intangíveis (confiança, indicação, etc) deve ter a participação da diretoria.
9. Contrato, o início
e o fim, é um documento que além dos aspectos legais deve conter
algumas premissas sobre o conteúdo técnico:
- Clara definição do escopo dos serviços e responsabilidade das as partes;
- Definição de equipes e canais de comunicação para acompanhamento rotineiro e solução de e conflitos;
- Metas e objetivos comuns (mensuráveis / indicadores) que devem ser alcançados;
- A quebra do contrato deve ser prevista para não prejudicar a continuidade da operação, além de garantir a separação ou ressarcimento dos recursos utilizados (materiais e humanos).
10. Sucesso ou fracasso
da terceirização, depende do acompanhamento da operação:
- Planejamento cuidadoso da transição;
- Estrutura organizacional com os responsáveis por cada atividade;
- Divulgação dos indicadores e metas definidos em contrato e reuniões de acompanhamento;
- Envolvimento de todo o grupo e todos os níveis;
- Não deixar nenhum problema sem solução.
Sucesso a todos,
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